Télétravail - Les conseils pour optimiser son bureau à domicile

Effectivement, le télétravail peut présenter de nombreux avantages pour les employés et les entreprises. La forte réduction du stress et la confiance accordée par l'employeur peuvent augmenter la productivité, améliorer l'état de santé et renforcer considérablement la motivation et l'attachement à l'entreprise.

Toutefois, le bureau à domicile présente également des inconvénients et nécessite une discipline personnelle et des limites claires entre la sphère privée et la sphère professionnelle. Il convient en outre d'aménager l'équipement du bureau à domicile de manière ergonomique et de clarifier les questions légales.

Types de télétravail et définition

Télétravail, travail à distance, travail à domicile, e-travail, home-office... De nombreuses appellations qui décrivent toutes la même forme de travail : le travailleur travaille en dehors des locaux de l'entreprise et pas forcément dans la pièce de travail à domicile.

On peut distinguer plusieurs modèles de télétravail :

• Le télétravail à domicile (home-office classique) : dans ce cas, le temps de travail complet est effectué entre les quatre murs de la maison.

• Télétravail alterné : le travail s'effectue alternativement à domicile et au sein de l'entreprise.

• Télétravail mobile : il permet de travailler indépendamment du lieu où l'on se trouve. Les représentants, les conseillers à la clientèle, mais aussi de nombreuses start-up et nomades numériques l’ont adopté.

Aménager un espace de télétravail : Ajuster au mieux un bureau réglable en hauteur et une chaise de bureau ergonomique

Pour que le travail à domicile se déroule sans problème et que ni la productivité ni la santé n'en pâtissent, les équipements du bureau à domicile doivent être adaptés et aménagés intelligemment.

L’Assurance sociale allemande contre les accidents (DGUV) donne des recommandations essentielles dans sa brochure d'information "Travailler dans un bureau à domicile - pas seulement en période d'épidémie de SRAS-CoV-2".

Ces conseils, ainsi que d'autres informations, sont résumés ci-dessous : 

• Attention à l'ergonomie : dans le bureau à domicile, beaucoup ont tendance à travailler à la table de la cuisine ou même au lit. C'est peut-être possible pendant une courte période. Mais à moyen terme, cela risque de provoquer des douleurs au niveau du dos et de la nuque. C'est pourquoi il faut optimiser son poste de travail à domicile selon les recommandations de la STA : chaise, bureau et autres accessoires tels que clavier et écran ergonomiques. Un casque ou des écouteurs devraient également toujours être à portée de main pour les réunions d'équipe en ligne.

• Séparation et ordre : pour pouvoir travailler de manière productive et bien dormir, le poste de travail ne devrait en aucun cas se trouver dans la chambre à coucher ou dans la cuisine, mais plutôt dans une pièce séparée. Si cela n'est pas possible, des cloisons, des rideaux ou des étagères peuvent créer la séparation visuelle nécessaire. Il est aussi conseillé de garder le bureau en ordre et de séparer les activités privées et professionnelles dans le temps.

• Santé des yeux et rythme biologique : le plus sain est de commencer la journée sans réveil et de laisser son rythme biologique naturel s'exprimer. Si cela n'est pas possible, utilisez la fonction de réveil en douceur d'un réveil lumineux pour commencer la matinée sans stress. Lorsque vous aménagez votre bureau à domicile, veillez à ce que la lumière du jour soit directe. Les lampes à spectre complet sont également une bonne alternative pour un éclairage de travail optimal. Enfin, il convient de placer votre écran à la hauteur optimale afin d'éviter au maximum les douleurs à la nuque. En règle générale, les yeux doivent être à la hauteur de la partie supérieure de l'écran.

• Outils et techniques pour une communication d'équipe sûre et productive : il convient tout d'abord de sécuriser l'ordinateur portable et la communication numérique avec un cryptage WPA/WPA2 ou, mieux encore, via un réseau privé virtuel (VPN). Pour la gestion de projet et l'organisation du travail personnel, les listes numériques de choses à faire comme Meistertask ou Asana ont fait leurs preuves. Les outils de chat comme Slack ou Discord ainsi que les logiciels de réunion comme Slack, Zoom ou Google Meet aident à la communication d'équipe.

• Une aération régulière et des plantes purificatrices d'air réduisent la charge polluante dans l'air et améliorent ainsi votre bien-être et votre capacité de concentration. En outre, il est prouvé que les plantes réduisent la sensation de stress et détendent.

• Dynamique debout-assis : les médecins du travail recommandent de travailler selon la règle 40-15-5. Cela signifie pour chaque heure : vous êtes assis de manière dynamique sur une chaise de bureau ergonomique pendant 40 minutes, vous travaillez en position debout dynamique sur un bureau réglable en hauteur pendant 15 minutes et vous bougez activement pendant les 5 minutes restantes. Ainsi, vous activez votre métabolisme et pouvez prévenir activement les problèmes de dos et autres.

Avantages et inconvénients du bureau à domicile

De nombreux travailleurs rêvent de travailler à domicile et n'en voient que les avantages paradisiaques, comme la réduction du stress et une plus grande flexibilité. De nombreux employeurs, en revanche, craignent une baisse de la productivité et une diminution des possibilités de contrôle. Mais quels sont les avantages et les inconvénients réels du télétravail ?

Avantages et inconvénients du télétravail pour les employeurs

Seuls 15% des employeurs allemands autorisent le travail dans une pièce à domicile. À leurs yeux, les inconvénients tels que le manque de possibilités de contrôle, les obstacles juridiques et techniques liés à la protection des données ainsi qu'une moins bonne accessibilité l'emportent.

En revanche, le potentiel d'économie est énorme grâce à la réduction des surfaces de bureau, à la diminution du turnover, à la baisse de l'absentéisme (donc à la réduction des coûts de personnel) et à de nombreux autres avantages, dont certains sont prouvés par des études.

Des études menées par Nicholas Bloom de l'université de Stanford ont montré que les employés travaillant à domicile travaillent en moyenne plus que leurs collègues travaillant directement dans l'entreprise et qu'ils sont en même temps plus productifs. Cela s'explique principalement par une concentration accrue grâce à la réduction des facteurs de perturbation et à l'amélioration de la motivation et de la satisfaction. [1]

Toutefois, peu de supérieurs hiérarchiques sont en mesure de reconnaître ce fait. En effet, bien que les personnes évaluées dans l'étude aient gagné 1600 dollars supplémentaires (par rapport à leurs collègues), cette performance supplémentaire n'a pas été perçue ou récompensée. Les employeurs et les supérieurs devraient définir des indicateurs de performance clés (KPI) et les comparer de manière équitable.

Avantages et inconvénients du télétravail pour les salariés

Le progrès technique a révolutionné la communication numérique et permet d'entrer en contact avec d'autres personnes en temps réel, quel que soit l'endroit où l'on se trouve, ou presque.

Mais ce n'est pas la seule raison pour laquelle de nombreux salariés souhaitent de plus en plus travailler dans un bureau à domicile. Le bureau à domicile offre de nombreux avantages. Ainsi, la réduction du stress améliore la santé et augmente la productivité.

Le fait que les employés pensent alors au temps libre rémunéré est un mythe patronal. En effet, la confiance et la flexibilité accordées sont acceptées avec la plus grande gratitude. Cela améliore la compatibilité entre travail et famille.

Et qui voudrait tout gâcher avec un employeur de premier ordre ?!

Comme on peut déjà le voir dans le rapport entre les avantages et les inconvénients, les effets positifs prédominent. En outre, il ne s'agit que d'éventuels effets négatifs qui peuvent certes survenir, mais qui peuvent être évités.

Pour pouvoir profiter au mieux des avantages du télétravail et éviter autant que possible les inconvénients, il y a quelques conditions individuelles, spatiales et techniques à remplir ou à acquérir.

Comment bien télétravailler

Sur le plan personnel

À la maison, aucun chef ne regarde par-dessus votre épaule. Personne ne contrôle directement si vous êtes sur Facebook ou si vous faites votre travail. C'est une bonne chose, car un contrôle excessif est source d'insatisfaction. Mais si l'on n'est pas suffisamment discipliné, on n'a rien fait à la fin de la journée. On se met ainsi inutilement sous pression, on perd inutilement son temps et son supérieur finit par s'en rendre compte.

Il est tout aussi important de ne pas se transformer en bourreau de travail et de faire régulièrement des pauses en se contrôlant soi-même, ainsi que de savoir terminer sa journée de travail. Sinon, tonton surmenage vous rendra visite et les contacts sociaux prendront fin.

En outre, vous devez être capable de gérer le repos en permanence. Certaines personnes ont besoin d'un contact social constant et deviennent même carrément dépressives lorsqu'elles sont seules.

Enfin, l'acceptation de la famille doit également être présente. En effet, rien ne tue plus la productivité que d'être constamment dérangé par des "petites requêtes" ou des enfants qui pleurnichent. Il convient ici de fixer des règles claires et, dans le meilleur des cas, d'aménager une pièce séparée.

• Faites votre propre test : le télétravail est-il fait pour vous ?

Si vous répondez par l'affirmative à ces questions, vous pouvez passer directement à la prochaine étape. Dans le cas contraire, vous devriez envisager d'autres possibilités ou ne travailler que de temps en temps à domicile.

Aspect pratique et ergonomique

Bien entendu, il ne faut pas travailler sur le canapé ou sur la table de la cuisine. Même si vous avez déjà un espace de travail, il est recommandé de le séparer le plus possible des autres zones.

Dans le meilleur des cas, vous disposez d'un bureau à domicile séparé que vous pouvez aménager en fonction de vos besoins professionnels.

Une séparation claire entre la vie privée et la vie professionnelle est essentielle pour pouvoir se déconnecter émotionnellement et développer une concentration suffisante pendant les heures de travail.

Il est également important de savoir avec quel équipement aménager son bureau afin de travailler le plus efficacement possible. Normalement, votre employeur devrait vous fournir les conditions techniques avec un ordinateur portable et les accessoires nécessaires. Il n'est pas rare non plus que les frais d'électricité et de loyer soient couverts.

Il faut surtout veiller à ce que le poste de travail soit ergonomique, avec un éclairage adéquat et une bonne température ambiante.

Si votre employeur ne finance pas toutes les dépenses nécessaires, vous pouvez bénéficier d'une déduction fiscale pour votre bureau à domicile (nous y reviendrons).

Convaincre votre employeur d'opter pour le télétravail

Vous connaissez désormais les avantages du télétravail par rapport au bureau classique. Reste à convaincre votre patron. Et le meilleur moyen d'y parvenir est de bien vous préparer. Je vous conseille de préparer un argumentaire sur papier :

1. Listez les principaux avantages, mais aussi les inconvénients et les arguments contre, afin que votre supérieur constate que vous vous êtes penché sur la question du télétravail. Par exemple, vous pouvez fixer des réunions Skype régulières et des indicateurs de performance.

2. Soulignez les avantages avec des faits. Pour cela, vous pouvez vous référer à cet article ou aux sources que nous avons utilisées. Vous devriez notamment citer cette étude de l'université de Stanford : dans une étude comparative, les travailleurs à domicile étaient 13% plus efficaces et ont économisé 1800 dollars par an en coûts ou ont contribué à plus de bénéfices que leurs collègues au bureau. [8]

3. Préparez-vous à des questions difficiles et réfléchissez à ce que votre responsable pourrait vous demander. C'est vous qui le connaissez le mieux. Je peux toutefois recommander de toujours être honnête et si vous n'avez pas de réponse à une interrogation, indiquez que vous allez y réfléchir et lui présenter une solution dans les plus brefs délais.

4. Si votre supérieur est réticent, vous pouvez aussi lui proposer une période d'essai.

Ce qui doit figurer dans l'accord sur le télétravail

La France aborde le télétravail à travers un cadre légal spécifique. En effet, depuis le 1er janvier 2017, la législation française reconnaît le télétravail comme une modalité d'organisation du travail à part entière.

En France, tout salarié peut potentiellement recourir au télétravail, mais sa mise en place dépend d'un accord entre l'employeur et le salarié. Cet accord peut être formalisé dans le contrat de travail initial, dans un avenant au contrat, ou par accord collectif au niveau de l'entreprise ou de la branche professionnelle. Depuis la loi n° 2022-1878 du 27 juin 2022, un accord collectif portant sur le télétravail est obligatoire dans les entreprises de plus de 50 salariés, à défaut de quoi l'employeur doit établir une charte unilatérale.

Dans le cadre de cet accord ou de cette charte, les modalités du télétravail sont définies, notamment les conditions de passage en télétravail, les modalités d'acceptation ou de refus par le salarié, les équipements fournis par l'employeur, les horaires, la réversibilité, etc.

Il est important de noter que le télétravailleur bénéficie des mêmes droits que les autres salariés de l'entreprise, notamment en ce qui concerne les horaires de travail, la durée du travail, les congés payés, la protection sociale, etc.

Ces éléments devraient être détaillés dans le contrat de travail conformément aux règles françaises sur le télétravail :

1. Temps de travail - Les heures de travail et les pauses habituelles sont également applicables à l'espace de travail à domicile. En moyenne, la journée de travail devrait se terminer après 8 heures, conformément aux normes françaises du Code du travail.

2. Frais liés au télétravail - Les responsabilités financières concernant les frais associés au télétravail doivent être définies. Cela peut inclure des éléments tels que le loyer, l'électricité, l'internet, l'équipement informatique, la chaise ergonomique, le bureau, etc. La loi française n'impose pas d'obligation spécifique pour ces frais, mais il est recommandé que cela soit clairement stipulé dans l'accord de télétravail.

3. Protection des données - L'employeur doit mettre en place des mesures de protection des données appropriées pour le télétravail, conformément aux dispositions légales françaises sur la protection des données. Cela peut inclure l'utilisation d'une connexion VPN sécurisée lorsque cela est nécessaire pour assurer la confidentialité des informations professionnelles.

4. Remboursement des frais de déplacement - Selon la législation française, l'employeur peut rembourser les frais de déplacement domicile-travail du télétravailleur, si cela est spécifié dans l'accord de télétravail ou dans le règlement intérieur de l'entreprise.

5. Modification de l'accord de télétravail - Conformément à la législation française sur le télétravail, une fois qu'un accord de télétravail est établi, il peut être modifié par l'employeur uniquement dans des circonstances spécifiques et justifiées, conformément à la loi.

Pour des références spécifiques aux sources françaises, consultez le Code du travail français, notamment les articles L1222-9 à L1222-11 et R1222-9 à R1222-11, qui régissent les dispositions relatives au télétravail en France.

Mobilier, accessoires : que déduire fiscalement ?

Dans les rares cas où votre employeur ne prend pas en charge ou ne couvre qu'une partie des coûts de votre bureau à domicile, ou si vous exercez une activité en tant que travailleur indépendant ou freelance, vous pouvez déduire fiscalement votre espace de travail à domicile dans certaines conditions et ainsi le déduire de votre déclaration de revenus.

La condition principale pour déduire fiscalement votre bureau à domicile est qu'il soit "exclusivement ou presque exclusivement utilisé pour la réalisation de revenus". [2]

La règle stipule que les espaces de travail classiques, tels qu'une simple zone dans une pièce, sont entièrement exclus de la déductibilité fiscale. Seuls les espaces de travail séparés sont éligibles, et ce seulement s'ils répondent aux critères suivants :

1. Utilisation à titre privé inférieure à 10 %.

2. Espace distinct.

3. Aménagement en tant qu'espace de travail (objets personnels inférieurs à 10 %).

4. Suffisamment d'espace de vie disponible malgré l'aménagement du bureau.

Si ces critères sont remplis et que vous travaillez principalement depuis chez vous, vous pouvez déduire l'intégralité des coûts de votre bureau à domicile.

Si votre espace de travail principal n'est pas votre bureau à domicile (par exemple, si vous travaillez seulement occasionnellement depuis chez vous), les coûts sont déductibles jusqu'à un plafond de 1 250 € conformément aux limites prévues par la législation fiscale.

Voici ce que vous pouvez inclure dans votre déclaration de revenus :

• L'aménagement ou la création ultérieure de votre bureau à domicile.

• La rénovation de votre bureau à domicile.

• Les amortissements et les frais d'exploitation.

• L'assurance habitation.

• Le loyer ainsi que les charges.

• Les frais de nettoyage.

• Les frais de déménagement.

• Le réaménagement du jardin.

Les frais d'entretien du bureau à domicile sont pris en compte en fonction de la part de l'espace de travail par rapport à l'ensemble de votre logement. Par exemple, si votre bureau à domicile représente 10 % de la superficie totale de votre appartement, alors seulement 10 % des frais d'électricité seront pris en compte.

Pour déterminer la part de l'espace de travail à domicile, utilisez la formule suivante :

Part de l'espace de travail = Surface de l'espace de travail / Surface totale de l'appartement * 100.

Ma journée type en télétravail

Pour vous inspirer, j'aimerais vous décrire brièvement à quoi ressemble ma journée type en télétravail. Chez moi, la flexibilité joue un rôle important, mais j'ai tout de même intégré certaines structures dans mon quotidien afin de pouvoir travailler de la manière la plus saine et la plus productive possible.

Ma journée commence généralement vers 7 heures du matin. Je me laisse rarement réveiller par le réveil. Je veux commencer ma journée de bonne humeur, et le meilleur moyen d'y parvenir est de bien dormir et d'être réveillé en douceur. Les réveils type simulateur de lever de soleil et sons naturels de Philips sont une bonne option.

Avant le petit-déjeuner, j'ai pris l'habitude d'effectuer un petit programme d'éveil. Vous pouvez vous en inspirer ici :

Je fais le tout de manière un peu rapide et modifiée en fonction de mes besoins et de mes "points faibles" et je me sens toujours tout de suite mieux après et je suis étonnamment en forme.

Le petit déjeuner qui suit est un mélange de flocons de céréales, de noix, de graines et de fruits avec du lait de soja ou du kéfir. Cela me fournit à la fois des glucides à chaîne courte et à chaîne longue, ainsi que de nombreux nutriments pour un début de journée productif.

Comme j'ai mes périodes de pointe de 8 à 12 heures et de 15 à 19 heures, je travaille jusqu'à midi. J'ai toujours une bouteille d'eau et de jus de fruits à côté de moi pour m'hydrater. Si j'ai faim entre deux, j'ai toujours des barres ou des noix à portée de main pour ne pas avoir un creux.

Après le déjeuner, je lis généralement une demi-heure ou je fais une sieste pour retrouver de l'énergie. Pour retrouver ensuite la forme, je fais chaque jour une séance d'entraînement intensif pour tout le corps ou je m'étire longuement.

Après un entraînement vivifiant et une douche revigorante, je peux travailler les dernières heures avec toute l'énergie nécessaire.

CONCLUSION

Le télétravail (ou home-office) présente de nombreux avantages, mais aussi des risques. Mais si l'on respecte quelques principes, il peut être un véritable booster de productivité et avoir de nombreux effets positifs sur votre vie.

Vous avez des conseils pour travailler de manière plus saine, plus productive et plus équilibrée ? Au plaisir de vous lire :-)

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